El derecho del trabajador al disfrute de las vacaciones anuales está consagrado en leyes de casi todos los países, por no poner todos, y tiene como objeto proteger la salud del trabajador, permitiéndole recargar energías psicofísicas empleadas en el desempeño de su trabajo, así como participar más activamente en la vida familiar y social.

El derecho al descanso vacacional es, por lo tanto, inalienable y cualquier pacto contrario es nulo y sin efecto.

Una empresa con un dueño o una gerencia previsiva no tiene por qué encender las alarmas cuando parte del personal se toma su debido descanso, esto siempre y cuando administren bien a su personal.

Pero también no es menos cierto que si la empresa tiene un mal manejo en el control de vacaciones, incluso podría paralizar el propio negocio en épocas quizás pocos convenientes, si es que hay alguna época en donde paralizar el negocio convenga de algún modo.

La mala gestión de los períodos vacacionales pueden causar un daño tremendo a las organizaciones. Si no se administra adecuadamente, esta situación puede afectar directamente no sólo las formas de entrega sino lo que sé entrega y además, generar conflictos internos.

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Para evitar cualquier problema con el control de las vacaciones, se han recopilado siete consejos para administrar eficaz y eficientemente el tiempo libre vacacional de los empleados.

Siete consejos para planificar los periodos vacacionales en las empresas

Como hemos podido ver, la falta de una organización adecuada puede traer serios problemas a una empresa cuando de períodos vacacionales se refiere. Veamos cómo podemos revertir o resolver dicha situación:

• Planifica con anticipación

En la actualidad, existen muchas empresas industriales tienen su calendario de vacaciones planificado con mucha antelación, y no hay razón para que alguna empresa no adapte esta práctica. 

Hay industrias que por lo general, requieren que los empleados anuncien su planificación de sus vacaciones para el próximo año para entonces, en enero, saber quién está libre y quien no. para que sepan en enero quién está trabajando en qué vacaciones y quién está libre durante todo el año. 

En otras industrias, como la atención médica, los cronogramas se hacen con tres a cinco meses de anticipación.

• Primero en llegar, primero en ser atendido

Si tenemos un negocio con horarios 24/7 durante todo el año, un método adecuado de gestionar las vacaciones y evitar que muchos empleados se vayan al mismo tiempo en la misma época es asignar y aprobar por orden de llegada de la solicitud.

Regularmente, si el empleado sabe que va a ausentarse durante mucho tiempo tomando vacaciones completas, también debe saber que su solicitud debe ser gestionada con mucha antelación. Recomiendan comenzar a solicitar fechas tentativas a partir de septiembre.

Con una política de solicitudes por orden de llegada, se está limitando el ausentismo masivo durante determinadas épocas tradicionalmente usadas para tomar vacaciones, como por ejemplo, navidad y año nuevo.

• Escalonar el horario

Dependiendo del tipo de negocio, el hecho de que venga una época complicada en donde es tradicional ver varios empleados de vacaciones (verano, navidades), no quiere decir que entonces se deba cerrar momentáneamente la empresa o brindar un nivel reducido de servicio. 

Una recomendación sería escalonar la programación de vacaciones de los empleados. Por ejemplo, puede hacer que alguien trabaje por la mañana durante las vacaciones y otro trabajador tome el turno de la tarde. Otra opción: que un empleado trabaje lunes y martes y otro miércoles, jueves y viernes. 

La idea detrás de un calendario escalonado de vacaciones de los empleados es estar siempre cubierto y, al mismo tiempo, dar tiempo libre a los empleados durante las vacaciones.

• Mantenga un grupo de trabajadores a tiempo parcial

Tener un equipo que funcione como backup o grupo de apoyo siempre es una buena idea. Siempre van a haber empleados con disponibilidad para trabajar en determinadas fechas y a determinados horarios a los que podamos recurrir cuando necesitemos ayuda adicional.

La idea de esto es que cada vez que se llegue a un período donde usualmente los trabajadores tienden a tomar vacaciones, se pueda echar mano de él y resolver posibles puestos de trabajo vacíos. 

Es una buena idea mantenerse en contacto con estos trabajadores a tiempo parcial durante todo el año para saber su disponibilidad con anticipación. Otra opción es publicar una solicitud de empleo con un contrato limitado y temporal ceñido a esta época para conseguir a alguien que cubra estos puestos.

• Ofrezca un diferencial de pago de vacaciones

Hay un refrán que dice que “por el dinero baila el mono” y la verdad es absolutamente aplicable en estos casos. Ofrecer una bonificación al trabajador por no tomarse las vacaciones durante determinada época puede funcionar bastante bien. Siempre hay empleados que no van a emplear ese tiempo para nada.

Quizás tengas lejos a sus familias estén imposibilitados de viajar o alguna otra razón y esos justamente son los que por una bonificación, seguramente se quedarán en el trabajo. El pensamiento radica en “¿por qué debo quedarme en mi casa sin hacer nada si puedo estar trabajando y ganando dinero?”. Hacer esto sumará en nuestro control de las vacaciones.

• Instituir un período de bloqueo de vacaciones

Dependiendo del tipo de negocio, hay épocas más críticas que otras porque su modelo así lo exige. Por ejemplo, una juguetería seguramente tendrá su época más fuerte en navidades, por lo cual tomarse vacaciones para esa fecha y dejar un puesto de trabajo vacío representa un gran problema.

Si nuestro negocio entra en esta categoría, una forma de evitar que los empleados tomen vacaciones es tener un período de bloqueo en el que nadie pueda irse.

Si un empleado desea descansar durante un período de suspensión, deberá solicitarlo con mucha anticipación, y quedaría a discreción del gerente. Esto deberá indicarse al momento de la contratación para evitar malos entendidos.

• El home office está de moda

Dependiendo del modelos de negocio que se tenga, es posible activar la modalidad home office, por lo cual mantener activo a un trabajador durante la época de vacaciones mediante el home office puede ser una opción. Es bueno aclarar que esto funciona en casos de extrema emergencia porque hay que respetar su período de descanso.

Pero la verdad, ¡cómo ayudaría tener una respuesta concreta de aquel que es responsable de ese caso!