La herramienta PeopleDoc es una plataforma que se utiliza para gestionar documentos y los servicios de Recursos Humanos de una empresa. Se creó en Francia y se pensó para utilizar el almacenamiento en la nube. En la actualidad es dominio de Ultimate Software.

Dentro de las acciones que se pueden hacer con PeopleDoc figura la creación por parte de los administradores de listas con las que verificar las tareas que realizarán los miembros del personal y la configuración de flujos de trabajo para que se pueda asignar de manera automática todas las solicitudes de los empleados a los del sector de Recursos Humanos.

¿Qué pueden hacer los gerentes con PeopleDoc?

Los gerentes con PeopleDoc podrán gestionar todas las transferencias que se realicen internamente, gestionar también la incorporación de empleados nuevos y los procesos para el reembolso de la matrícula. Además podrán armar formularios que sirvan para el cumplimiento de las políticas corporativas, hacer el almacenamiento de documentación en un repositorio centralizado, y a su vez configurar el acceso de todos los usuarios al sitio, en función de los roles que tengan definidos.

Los gerentes podrán mejorar la integración del empleado a la empresa y juntar todos los comentarios de los supervisores y cualquier otro miembro del personal de la organización a través de algunas encuestas breves, o que funcionen como encuestas de seguimiento. 

A su vez, los empleados de la empresa podrán utilizar el portal online para mandar las solicitudes de consulta a todo agente que necesiten contactar y recuperar la información más específica de la base de datos. También podrán cumplir con determinada documentación a través de la herramienta, y usar la función para firmar electrónicamente y así poder firmar los formularios online y al mismo tiempo seguir manteniendo el hecho de cumplir con las políticas de la empresa.

Y, los miembros de Recursos Humanos de una empresa, podrán realizar la configuración de los programas de retención de documentos y poder compartir los archivos con cualquier miembro del personal o incluso con terceros que estén interesados en el tema, por medio de espacios seguros para el intercambio en línea.

¿Qué ofrece un software de gestión documental?

Como se mencionaba anteriormente, un software de gestión de documentación es el sistema que facilita el almacenamiento de documentos que son electrónicos y su posterior seguimiento. 

Con ellos se pueden desarrollar las siguientes funciones:

·         El almacenamiento físico es reducido: si una empresa se pasa a un sistema de gestión de documentación significa que se podrá escanear y cargar dentro del sistema cualquier papel que esté ocupando espacio en la oficina, lo que lleva a tener un mayor orden y control de la información.

·         Costos más bajos: Es primordial para cualquier persona al mando de un negocio moderno reducir lo que más se pueda los costos. Una buena forma de conseguir esto es dejar de depender del papel y así ahorrar dinero.

·         La seguridad: en gran parte, los sistemas de gestión de la documentación facilitaron y fueron mejorando la seguridad de los archivos que eran importantes para las empresas, ya que solamente podrán acceder a ellos las personas que fueron autorizadas y se va armando una especie de cadena de cuidado de los documentos.

·         La posibilidad de indexar documentación y ahorrar tiempo: para la empresa y su personal de trabajo, el sistema de gestión de documentación proporcionará oportunidad de indexar los documentos, y a raíz de esto la organización sabrá con exactitud dónde está la información almacenada, acceder a ella de manera instantánea y en cualquier momento, sea que se esté con demasiada carga de archivos y no se sepa dónde buscar o no.

·         La supervisión: los sistemas de gestión documental le permiten a los gerentes llevar un monitoreo de cada actividad que se realiza, los cambios que se le hacen a los documentos, con fecha y hora incluidas, y qué usuarios han accedido a cada documento. Esto se puede realizar a través de la sección de control de versiones.

·         Recuperación más factible: en general, los sistemas de gestión de la documentación simplificarán la recuperación de archivos, porque le permiten a los usuarios y empleados tener acceso a lo que necesitan desde cualquier parte donde estén, y posiblemente podrán agregar metadata y etiquetas en cada documento para que ese proceso sea más fácil y rápido.

Todos los beneficios que se pueden sacar al estar implementando un sistema de gestión de la documentación que tengan un buen diseño podrán por consiguiente tener un efecto positivo sobre la empresa. Todo esto le va a proporcionar la oportunidad de reemplazar los documentos en papel por documentos en formato digital, utilizar metadata y la estructura de un sistema de los archivos que será mucho más intuitivo y estará mejor integrado.

Son mayores las ventajas de la digitalización de las empresas

Cuando una empresa se digitaliza, o mejor dicho digitaliza sus documentos, va a contar con mejores tecnologías y mejores estrategias que, a través de la digitalización harán que las operaciones de la organización sean mucho más eficientes.  También ayuda a generar nuevas y diferentes tareas para aumentar la productividad y los resultados. 

Entre los beneficios más destacados se puede mencionar la mejor organización de la compañía a nivel interno y externo, el aumento del alcance al agilizar algunos procedimientos, el enfoque en roles con mayor estrategia mientras se van automatizando los procesos que al principio se realizaban de forma manual, entre otros beneficios ya mencionados anteriormente entre los que se incluye la reducción de gastos mensuales en insumos de papelería, por ejemplo, y una reducción del espacio físico de almacenamiento de información y documentos, a su vez que se disminuye el margen de error que se tiene al cargar el trabajo de forma manual.