Si desconoces qué es un sistema ERP, es probable que tu empresa tenga una gran desventaja con respecto a la competencia. Por lo tanto, en este artículo te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre las características de un sistema ERP.
Toda persona que crea un negocio tiene como objetivo principal lograr su crecimiento. Pero, al aumentar la producción, contratar nuevos empleados y generar más ingresos, también se incrementa el riesgo de perder el control de tu empresa.
Es decir, sin importar cuántas personas colaboran en la administración, llegará un momento en dónde te será imposible saber en detalle qué sucede con las tareas de inventario, la producción y la distribución de tus productos. Por lo tanto, es en ese momento que deberías recurrir a los beneficios de un sistema ERP.
En fin, si quieres conocer qué es un sistema ERP, para qué sirve, cuáles son los más utilizados y hasta sus fortalezas y debilidades, no te pierdas ningún detalle de este artículo.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP es un “conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten automatizar la mayoría de las prácticas de negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos”, según Clave i, un sitio especializado en softwares de negocios.
Pero, si quieres saber qué es un sistema ERP, también lo puedes identificar como un grupo de plataformas que te ayudarán a mantener un control de todas las tareas de tu empresa, así como también el rol de los empleados.
Finalmente, si tus dudas recaen sobre la definición de ERP, es importante aclarar que representa una sigla del nombre “Enterprise Resource Planning”, que en español significa “Planificación de Recursos Empresariales”.
¿Para qué sirven los sistemas ERP?
Ahora bien, ya sabes qué es un sistema ERP y eso es muy importante. Pero si quieres incorporar este conjunto de plataformas a tu negocio, debes dar un paso más y comprender sus funciones.
En palabras de Microsoft, un sistema ERP tiene la capacidad de “ayudar a los directivos a extraer conocimientos, optimizar operaciones y mejorar la toma de decisiones”.
Pero, si quieres ampliar este conocimiento, a continuación te contamos en detalle para qué sirven los sistemas ERP:
- Facilita las tareas administrativas – Saber cuántos recursos hay disponibles, cómo se organizan en el inventario, de qué forma influyen en la producción y en qué condiciones se distribuye, es un proceso muy largo. Pero, al automatizarlo con un sistema ERP, se convertirá en una tarea muy sencilla.
- Incrementa el análisis de información – Uno de los beneficios de un sistema ERP es que permite guardar, de forma automática, toda la información en una base de datos virtual.
- Mejora la relación con el cliente – Además de encargarse de mejorar la etapa de producción, también ofrece herramientas para generar una buena impresión en los clientes, satisfacer todas sus necesidades e intentar motivarlo a realizar una nueva compra en el futuro.
- Permite los pagos online – Con esta alternativa de pago, tus clientes tendrán mayores facilidades de abonar desde cualquier parte del mundo en todo momento.
- Mejora las tareas de Recursos Humanos – Al igual que sucede en plataformas como SunGard Relius o Employee Navigator, un sistema ERP también tiene las herramientas necesarias para gestionar nóminas, contratos y ausencias, entre otros datos.
Ventajas y desventajas de un sistema ERP
Si bien hasta el momento hemos mencionado las fortalezas de lo que es un sistema ERP, eso no quita que también tenga algunos puntos débiles a mejorar.
Entonces, además de saber qué es y para qué sirve un sistema ERP, también debes conocer sus ventajas y desventajas:
| Ventajas de un sistema ERP | Desventajas de un sistema ERP |
| Al ofrecer un producto automatizado, es un sistema que te permitirá ahorrar tiempo y reducir gastos. | Si bien existe la posibilidad de acceder a un sistema ERP gratuito, los pagos suelen tener precios muy elevados. |
| A través del sistema Business Intelligence, facilita las tareas de investigación de datos y supervisión de los trabajadores. | Quienes elijan el tipo de sistema ERP de instalación, pueden sufrir demoras en acceder a los beneficios de este servicio y perjudicar a la empresa. |
| Optimiza el proceso de producción y distribución, por lo tanto, llamará la atención de nuevos clientes y generará mayores ingresos económicos. | Un sistema ERP exige una importante capacitación porque, de lo contrario, el personal de tu empresa no estará capacitado para utilizarlo. |
¿Qué tipos de sistemas ERP existen?
Debido a su rápida evolución, en la actualidad existen distintos tipos de sistemas ERP y todos tienen un rendimiento excelente. La única diferencia entre ellos recae sobre el uso que se le quiera dar y la clase de negocio al que se lo aplique.
Por lo tanto, al momento de analizar qué es un sistema ERP, también debes recordar que se presentan en relación las siguientes variantes:
- Tamaño de la empresa – Existen servicios disponibles para empresas pequeñas, medianas y grandes.
- Tipo de acceso al servicio – Dependiendo de qué tipo de sistema ERP desees contratar, podrás instalarlo o acceder a sus beneficios en la nube.
- Sistemas genéricos – Son aquellos ERP que se adaptan a todo tipo de empresas, dedicadas a diferentes rubros.
- Servicio Pre-parametrizados – Sistemas ERP que varían según el tamaño y el nivel de producción de una empresa determinada, para relacionarse a las condiciones de uso dentro de un rubro específico.
- Producto a medida – Como su nombre lo indica, es un tipo de ERP personalizado para cubrir las necesidades de una empresa en cuestión.
Aprender a optimizar los procesos internos de una empresa requiere de mucho tiempo, dedicación y trabajo en equipo, que se puede complementar con la ayuda de lo que es un sistema ERP.
Muchas empresas que han triunfado en el mundo perdieron todo su éxito debido a múltiples inconvenientes internos, que afectaron todas las etapas de producción. Por lo tanto, debes encontrar las estrategias perfectas para evitarlos.
Y, como ha quedado demostrado, las ventajas de los sistemas ERP son más que suficientes para mantener un control en todas las áreas de tu compañía y evitar el desastre. ¡No dudes en implementarlas!
¡Éxitos!